Cómo preparar los datos para probar Sinteclear.
Con vuestro catálogo y una muestra de pedidos reales os decimos, línea a línea, cuántas referencias habría acertado el sistema y cuántas líneas habrían salido sin revisar. Son tres ficheros y no hace falta instalar nada ni tocar el ERP.
Firmamos un acuerdo de confidencialidad y tratamiento de datos.
Los pedidos llevan nombres y contactos de vuestros clientes. Por eso, antes de recibir ningún fichero, firmamos un acuerdo de encargo de tratamiento (artículo 28 del RGPD). Os lo enviamos por correo para firmarlo online. Usamos los datos solo para esta prueba y los borramos al terminar.
Tres ficheros.
El catálogo: export de artículos del ERP
Todos los artículos activos, en Excel o CSV. Las dos primeras columnas son imprescindibles; el resto mejora el acierto si lo tenéis.
| Columna | Para qué sirve |
|---|---|
| Referencia interna | Imprescindible. Es lo que el sistema propone en cada línea. |
| Descripción | Imprescindible. Es con lo que se compara lo que escribe el cliente. |
| Familia | Ayuda a distinguir artículos parecidos. |
| EAN | Algunos clientes piden por código de barras. |
| Referencia del fabricante | Muchos clientes piden con la del fabricante, no con la vuestra. |
| Unidad de venta | Ud, caja de 100, metro, kg... Para convertir «500 tornillos» en cajas. |
Exportad las referencias como texto: Excel quita los ceros de delante (00123 pasa a ser 123) y eso no se puede recuperar después.
Los pedidos tal como llegaron
Unos 30 pedidos recientes, de varios clientes distintos (mejor 5 o 10 que uno solo), en el formato original y sin retocar:
- el PDF o el Excel que venía adjunto en el correo;
- los pedidos escaneados o enviados por fax, en PDF;
- si el pedido venía escrito en el cuerpo del correo, guardad el correo como PDF.
Interesan sobre todo los pedidos que hoy dan trabajo: los que llegan con descripciones, abreviaturas o la referencia del fabricante. Un pedido que ya trae vuestras referencias exactas también vale, pero enseña menos.
Lo que se lanzó en el ERP para esos pedidos
Una fila por línea de pedido, en Excel o CSV. Suele salir de un listado de líneas de pedidos de venta (o de albaranes, si los pedidos no se graban como pedido) filtrado por las fechas de la muestra. Si no sabéis dónde está, vuestro partner del ERP lo saca en pocos minutos.
| Columna | Para qué sirve |
|---|---|
| Nº de pedido | Con ejercicio y serie si los usáis, para que no se repita. |
| Cliente | Para saber de quién es cada pedido. |
| Fecha | Para ordenar los pedidos como llegaron. |
| Su pedido | El número de pedido del cliente, si lo guardáis. |
| Código de artículo | La referencia que se lanzó en cada línea. |
| Cantidad | En la unidad en que se lanzó. |
Este fichero es la respuesta correcta: sin él no se puede medir el acierto. Si una línea se cambió después (otro artículo por falta de stock, por ejemplo), no pasa nada: al revisar el resultado lo separamos.
Cada pedido, con su número del ERP.
Lo más sencillo es nombrar cada fichero de pedido con el número con el que se lanzó en el ERP, por ejemplo 2026-A-1234.pdf. Si un mismo documento se lanzó en dos pedidos, poned los dos números en el nombre. Si os resulta más fácil, también vale una lista aparte con dos columnas: nombre del fichero y número de pedido.
De la firma al resultado.
- Nos decís qué ERP usáis, cuántos pedidos os llegan al día por correo y quién es la persona de contacto.
- Os enviamos el acuerdo para firmar online y un enlace privado para subir los ficheros. Por favor, no los mandéis como adjunto de correo.
- Subís los tres ficheros. Si falta algo o no cuadra, os escribimos.
- En una semana desde que tenemos los tres ficheros, os enviamos el resultado: el acierto línea a línea, cuántas líneas habrían salido sin revisar y en qué se habría equivocado el sistema. Si queréis, lo repasamos en una llamada.
Lo que suele preguntarse.
¿Hay que instalar algo o dar acceso al ERP?
No. Trabajamos solo con los ficheros exportados. Nadie entra en vuestro ERP.
¿Y si no tenemos EAN ni referencia del fabricante?
Se puede hacer igual con referencia y descripción. Las demás columnas ayudan, pero no son imprescindibles.
¿Por qué 30 pedidos?
Con menos, el resultado depende demasiado de cuatro pedidos concretos. Si tenéis más a mano, mejor: hasta 100 se miden igual de rápido.
¿Tiene algún coste o compromiso?
No. Estamos en fase de pruebas y lo que pedimos a cambio es vuestra opinión sincera sobre el resultado.
¿Qué pasa con los datos al terminar?
Los borramos. Solo se usan para medir el acierto con vuestros pedidos, como recoge el acuerdo que firmamos antes.